Praxis-Test

1. Implementierung und Einrichtung

Zu Beginn der Testphase stand die Implementierung im Fokus, und hier mussten wir feststellen, dass SAP Business One Cloud nicht zu den einfachsten Systemen gehört, wenn es um die Ersteinrichtung geht. Zwar entfällt der Aufwand für die Beschaffung und Verwaltung eigener Server, da SAP die Infrastruktur bereitstellt, jedoch gestaltete sich die Konfiguration komplexer als erwartet.

Implementierungsaufwand:
Der Implementierungsprozess zog sich über mehrere Wochen. Insbesondere die Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse nahm Zeit in Anspruch. Wer die volle Funktionalität des Systems ausschöpfen möchte, sollte sich darüber im Klaren sein, dass dies ohne Unterstützung eines SAP-Partners nur schwer zu bewältigen ist. Die umfangreiche Funktionalität erfordert tiefgehende Kenntnisse, sodass wir ohne externe Hilfe nicht so schnell vorangekommen wären.

Benutzerfreundlichkeit während der Einrichtung:
Obwohl die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, stellten wir während der Implementierung fest, dass einige technische Vorkenntnisse notwendig sind. Vor allem kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung könnten hier auf Schwierigkeiten stoßen. Wir empfehlen, für die Implementierung ausreichend Zeit und Budget einzuplanen, da sich der Aufwand schnell summieren kann.

2. Benutzerfreundlichkeit und Bedienoberfläche

Nachdem das System eingerichtet war, haben wir die Akzeptanz der Benutzeroberfläche bei den Usern getestet und bewertet. Auf den ersten Blick ist das Design funktional, aber nicht besonders modern. Besonders Nutzern, die keine Vorerfahrung mit ERP-Systemen haben, könnte es schwerfallen, sich auf Anhieb zurechtzufinden.

Navigation und Struktur:
Das Dashboard ist gut anpassbar, und nach einer gewissen Einarbeitungszeit konnten wir die wichtigsten Kennzahlen und Berichte leicht abrufen. Allerdings dauerte es eine Weile, bis die User sich an die teils verschachtelten Menüs und die Vielzahl an Funktionen gewöhnt hatten.

Mobiler Zugriff:
Ein klarer Pluspunkt von SAP Business One Cloud ist die mobile Verfügbarkeit. Über die mobile App konnten wir auch von unterwegs auf wichtige Geschäftsdaten zugreifen und Prozesse verwalten. Für Außendienstmitarbeiter und Führungskräfte ist dies ein echter Gewinn, da die Flexibilität des Systems in der Praxis gut zum Tragen kommt.

3. Funktionalität und Module

Was besonders positiv überzeugt hat, ist der Funktionsumfang von SAP Business One Cloud. Das System deckt alle wichtigen Geschäftsprozesse ab, die wir im Unternehmen benötigen. Besonders überzeugt haben die folgenden Module:

• Finanzbuchhaltung und Controlling:
  Das Finanzmodul bietet alle Funktionen, die wir für die Buchhaltung benötigen. Die nahtlose Integration mit anderen Modulen wie dem Bestandsmanagement erleichtert den Überblick über die Finanzen erheblich. Wir konnten unsere Finanzprozesse effizienter gestalten und hatten jederzeit Echtzeitdaten zur Verfügung.
• Vertrieb und Kundenmanagement (CRM):
  Im Vertrieb war das CRM-Modul sehr nützlich, um den Verkaufsprozess zu verfolgen und Kundenbeziehungen besser zu verwalten. Besonders hilfreich fanden wir die Verkaufschancen-Verfolgung, da sie uns half, den Überblick über potenzielle Abschlüsse zu behalten und die Vertriebsprioritäten klar zu setzen.
• Bestandsmanagement und Einkauf:
  Die Echtzeit-Überwachung des Lagerbestands und die Integration in den Einkaufsprozess waren weitere Highlights. Dies ermöglichte es uns, Bestellungen besser zu steuern und Engpässe zu vermeiden. Die Transparenz über unsere Bestände half uns, Kosten zu senken und effizienter zu arbeiten.
• Produktion und Fertigungssteuerung:
  SAP Business One Cloud bietet solide Werkzeuge zur Produktionsplanung, die uns geholfen haben, den Materialfluss und die Fertigungsprozesse zu optimieren. Stücklisten und Produktionsaufträge ließen sich einfach verwalten. Gerade im Shopfloor Management sind andere Systeme jedoch bereits etwas weiter.
• Berichterstattung und Analytik:
  Die Berichtsfunktionen haben uns ebenfalls überzeugt. Die Möglichkeit, Berichte individuell anzupassen oder aus vorgefertigten Vorlagen zu wählen, machte es uns leicht, wichtige Daten zu analysieren und auf Grundlage von Echtzeitinformationen fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Skalierbarkeit und Flexibilität

In puncto Flexibilität und Skalierbarkeit konnten wir SAP Business One Cloud ebenfalls positiv bewerten. Das System ist so aufgebaut, dass es problemlos mit unseren Anforderungen wachsen kann. Neue Benutzer hinzuzufügen oder Module zu erweitern, war während des Tests kein Problem und machte das System für uns zukunftssicher.

Gerade für Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden oder auf internationalen Märkten agieren, ist SAP Business One Cloud ideal. Die Unterstützung von mehreren Sprachen und Währungen erleichtert den Einsatz in verschiedenen Ländern, was für uns ein weiterer Pluspunkt war.

5. Sicherheit und Support

Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl eines Cloud-ERP-Systems ist die Sicherheit, und hier haben wir durchweg positive Erfahrungen gemacht. Unsere Daten waren jederzeit sicher in SAPs Rechenzentren gespeichert, und regelmäßige Backups sowie fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien gaben uns zusätzliche Sicherheit.

Support und Dokumentation:
SAP bietet einen soliden Support, und während der Testphase konnten wir jederzeit auf schnelle Hilfe zurückgreifen. Die Dokumentation ist zwar umfangreich, jedoch teilweise recht technisch, was uns anfangs vor einige Herausforderungen stellte. Für den Einstieg empfehlen wir daher, sich auf den Support zu verlassen oder Schulungen in Anspruch zu nehmen.

6. Kosten

Die Kosten für SAP Business One Cloud basieren auf einem monatlichen Abonnement, das pro Benutzer lizenziert wird. Während dies auf den ersten Blick attraktiv erscheint, stiegen die Kosten im Rahmen der Implementierung und mit dem Wachstum schnell an.

Fazit

Nach unserem umfassenden Praxistest können wir sagen, dass SAP Business One Cloud ein robustes und vielseitiges ERP-System ist, das besonders für Unternehmen mit wachsendem Bedarf eine gute Wahl darstellt. Die umfangreichen Funktionen decken alle wichtigen Geschäftsbereiche ab, und die Cloud-basierte Lösung bietet Flexibilität sowie Skalierbarkeit.

Allerdings ist die Implementierung komplex, und ohne fachkundige Unterstützung könnte der Einstieg mühsam werden. Zudem sind die laufenden Kosten nicht zu unterschätzen, vor allem wenn viele Benutzer oder zusätzliche Module benötigt werden.

Für Unternehmen, die bereit sind, in eine umfassende ERP-Lösung zu investieren und langfristig von den Vorteilen eines ausgereiften Systems profitieren wollen, ist SAP Business One Cloud definitiv einen genaueren Blick wert.